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穏便に内定辞退するための手紙の書き方!縦書き添え状の例文と封筒

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就職活動、お疲れさまです!

複数の企業での入社試験を突破し、見事に内定を取り付けたあなた。
ご内定、おめでとうございます!

とても優秀な人材と評価され、社会人としても華々しくスタートできることが約束されていますね!

ただ、その前にどうしてもやっておかなければならないことがあります。

そう、入社できない会社への内定辞退です。
数社から内定をもらっていても、体は一つしかありませんから、入れる会社は1社だけ。
お断りを入れることも社会人としてのマナーです。

心を決めたら早い段階でやっておくべきことです。
最低でも1ヶ月前には完了しておきましょう。

管理人もかつて(遠い昔ですが)内定辞退をしたことがあります。
残念に思っていただきましたが、円満に辞退できたのを覚えています。
今も昔も、辞退するための失礼にならないポイントは同じです。

ということで、今回はせっかくもらった内定だけど、やむを得ず内定辞退をしなくてはならない時に、きっぱりと円満に辞退するための、手紙での内定辞退の例文と封筒の書き方のコツをまとめてみたいと思います。


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きっぱりと内定辞退を伝える手段は手紙だけでOK?

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会社に内定辞退を伝える・・・正直なところ、誰も進んでやりたいことではありませんよね。ただ、やらねばなりません!

内定辞退を会社に伝える手段として、手紙・メール・電話があります。

今はSNSも当たり前のように連絡ツールとして使う時代なので、こういった内定辞退の連絡もネットを使ってサクッとやってしまいたい!と思う学生さんも少なくないかもしれません。

ただ、企業も良い人材を得るために、経費をかけて採用活動をしています
せっかく、あなたの能力を認め、
「当社に入ってほしい!」ということで内定をいただいたのですから、採用側の気持ちも考慮しつつ「御社には入社できない」という旨を伝えなければなりません。

そう考えると、いくら丁寧な文章であったとしても、メールでのアクションは違うと思いますし、電話だけで終わらせるというのもいかがなものでしょうか。

面倒なことは早く終わらせたいと思う気持ちも分からなくはないのですが、ここはきちんと社会人としてしっかりマナーを大切にしていきましょう。

マナーの良い内定辞退の流れというのは、

①まず採用担当に電話し、辞退の意志を伝える
↓↓
②内定辞退の手紙を送る

メールだけで内定辞退をすると、それこそモメたりトラブルになることも少なくありません。

きっぱりと内定辞退する意思表示するにしても、やはり丁寧に伝えることは必要。
自分の声や字で伝える、ということをするべきだと思います。

また、内定辞退の手紙だけ送るというパターンも最近増えては来ていますが、そうなるとやはりメールと同様、こちら側の辞退者の言い分だけの主張になってしまいますし、おそらくその後は採用担当から電話が来る可能性も高いと思われます。

一度は採用担当の方と話をする機会があるのは間違いないので、こちらから先に電話を書けるのが礼儀としては正解ですね。

きっぱり内定辞退するための手紙の例文!

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では、実際に内定辞退のための手紙の例文を見ていきましょう。

円満に内定辞退をするためには、ポイントがいくつかあります。

きっぱり内定辞退をするには理由を添えよう

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内定を辞退するにあたって、その理由は記載するべきです。
ただし、正直すぎる内容は時に相手方の心象を悪くしてしまう場合があります。

相手方が納得のいくような理由付けをしていくのがポイントです。

辞退の理由をしては2つのコツを意識してみましょう。

  1. 入社する会社は自分のやりたい仕事ができる
  2. 家庭の事情を加える

詳しく見ていきましょう。

①自分のやりたい仕事を理由にする

就職活動というのは、一社だけを受けるわけではありませんよね。
面接などでも、その会社でやりたいことなどを熱意を持って語るわけです。

ただ、一番入社したい会社は、やはり様々な部分で自分にとって条件が良いものです。

その中でも、「自分がやりたいことができる」ということは理由としても強いです。
伝え方としては、「御社ではやりたいことができない」というような理由ではなく、自分が入社を決めたい会社は「自分がやりたいことを最もできる会社」であることを伝えましょう。

例:夢を叶えるため・自己実現のため

②家庭の事情を理由に加える

相手方として、納得せざるを得ない家庭の状況を伝えることもトラブル回避には効果的です。

例えば、実家の近くで働きたいなど、プライベートな部分にまでは会社も立ち入ることはできません。

もちろん完全なる嘘はどうかとも思いますが、無理に説得されない状況を表現することも、テクニックとしてはアリかなと思います。

例 実家から通勤しやすいため・事情があり自宅から離れるのが困難なため

きっぱり内定辞退するための手紙の例文!縦書き添え状

それでは実際に、内定辞退の例文を見ていきましょう。

このままの内容を便箋にうつしてもOKだと思いますが、なるべく◯◯の部分は理由として自分の事情や心情を入れてみるのがおすすめです。
※この段落(理由部分)をそのまま削除して書いても差し支えはありません。

また、辞退を伝えるのが心苦しいこと、よく考えた上でのことということも入れましょう。

こういった例文は巷にたくさんあるので、辞退先の採用担当の人も見慣れています。ここで差を出すためにも、少しだけでも自分の考えを述べることをおすすめします。

◯◯の候時候の挨拶ですので、時期に応じて変えてください。
例:1月(初春の候・寒冷の候)
2月(大寒の候・余寒の候)
3月(早春の候・新緑の候)など

※■は段落ですので1マス空けて書きましょう。
※見やすいように行を空けて掲載していますが、詰めて書いて良いです!

使う便箋は、できれば縦書きのものを選びましょう。
なければもちろん横書きでも大丈夫ですよ。

書き方については、こちらのサイトを参考にすると良いと思います。

https://www.midori-japan.co.jp/letter/business/5185

内定辞退の手紙を送る封筒の書き方もチェック!

便箋の折り方は、縦書きでも横書きでも三つ折りにしましょう。

こちらのサイトでチェックされてみてくださいね!

https://www.midori-japan.co.jp/letter/letter-manners/5991

封筒の書き方は、普通の手紙とほぼ変わりません。
宛名は以下のように書くのが一般的。

部署については、会社ごとに変えましょう。

また、裏の差出人については、このような感じで普通のお手紙と変わりません。

差出人のところには、日付を入れておきましょう。

丁寧な字で書いてくださいね。

内定辞退の封筒と便箋は?セットもある!

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レターセットはどこにでも売っているもので大丈夫です。
シンプルで無地の縦書きものを選びましょう。
(横書きでもOKですよ)

100円ショップでも文房具店でも売っていますから、どこでも手に入ります。

また、最近ではとても便利なセットもあるようです。
内定辞退の書き方と、便箋と封筒がセットになったものです。

写すだけで内定辞退の手紙が完成できるということで、かなり売れているとか。


日本法令 早めに伝えてスッキリしよう!内定辞退セット 上田晶美 労務38−2

値段もお手頃ですし、サクッと終わらせたい人には良いかもしれませんね!


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きっぱり内定辞退するための手紙の書き方!まとめ

人生は何があるかわからないもの。
会社同士のお付き合いもありますから、悪評というのはライバル会社の耳に入ることもあります

また、逆に言うと、行かなかった会社に対しても丁寧な対応をすることで、今後もしかすると転職などの際には評価が高くなっている場合もあります。

ビジネスマンとして社会人として、最初にすべき行動として、内定辞退を通じて相手の立場で考えるということを心掛けてみてください。

きっと、あなたの社会人としてのベースがここからスタートするはずです。


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